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FRAIS PROFESSIONNELS : POURQUOI ET COMMENT LES DEMATERIALISER

 

 

 

Réduire les coûts en simplifiant, en accélérant les procédures et en tirant parti des nouveautés technologiques: tel est aujourd'hui l'objectif des organisations publiques et privées dans un contexte économique tendu.


Le nombre d’opérations comptables et de gestion, qu’il s’agisse des achats, des fiches de paie, des demandes de congés, des déplacements professionnels, des frais ... se chiffrent en milliards de feuilles A4 et mobilisent de nombreuses personnes.


L’automatisation des processus et la dématérialisation des échanges est donc un enjeu de modernisation et financier de taille.

 

Concernant les frais de mission et de voyages, 2ème ou 3ème poste de dépenses hors production après les salaires, afin de gérer et de réduire leurs coûts, de nombreux acteurs proposent des solutions adaptées : les établissements financiers qui émettent des cartes de paiement et des outils de reporting qui leur sont associées et des prestataires qui en intègrent la gestion, permettant ainsi une dématérialisation complète de la chaîne.


Les facteurs de croissance des cartes entreprises
 


En 2013, le marché du voyage d’affaires en France a enregistré une progression de 2,4 % par rapport à 2012, et a atteint 26 milliards d’euros. Les organisations à la recherche de nouveaux marchés sont les plus consommatrices de voyages d’affaires. Il existe, à ce titre, une corrélation entre le volume d’exportation des organisations et leur budget déplacements. On estime que les organisations françaises dépensent entre 0,7 et 1,2 % de leur chiffre d’affaires en déplacements. Par rapport à ce constat global, les établissements financiers proposent des solutions qui répondent à l’ensemble des besoins précédemment cités.


Depuis 2008, les recherches d’économies et d’optimisation se sont accélérées. Le poste achat est identifié comme une source importante d’économies. À ce titre, les politiques d’achats et de déplacements professionnels ont fait l’objet d’une attention toute particulière. Comme le souligne Michel Dieleman, président de l’AFTM (Association Française des Travel Managers), « le déploiement de cartes commerciales s’inscrit dans cette logique de rationalisation, de simplification et d’efficience ». En 2013, 90 % des organisations considéraient le contrôle des notes de frais comme une priorité, contre 79 % en 2012. 


Selon l’éditeur de logiciels Concur, en 2013, une organisation type dépense 10 % de son budget annuel total en coûts de traitement liés aux déplacements et voyages d’affaires.  Les différentes solutions proposées aux organisations sont autant de réponses à ces besoins. L’offre est aujourd’hui diversifiée pour s’adapter à chaque besoin, chaque type de dépense  et chaque taille d’organisation (carte corporate pour les plus grandes structures, carte business pour les plus petites).

Des organisations qui recherchent des réponses précises à leurs besoins

Les besoins des organisations résident d’une part dans la réduction des coûts et des risques inhérents aux déplacements professionnels (T&E) et d’autre part dans la simplification, la rationalisation et la maîtrise des processus d’achat pour les dépenses de fonctionnement. Plus généralement, les organisations se focalisent sur la maîtrise des frais de fonctionnement (travail temporaire, fournitures de bureau, télécommunications, consommables, etc.) : un marché global estimé à près de 1 300 milliards d’euros pour l’Europe. Par ailleurs, de nombreuses organisations souhaitent améliorer le confort de leurs voyageurs d’affaires et de manière plus globale la satisfaction du personnel. 

Une volonté de satisfaire les collaborateurs

Dans un contexte actuel orienté RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises), les organisations sont à la recherche de solutions pour faciliter le quotidien de leurs collaborateurs. 

Mobilité des collaborateurs, faciliter et sécuriser afin de :

  • Éviter l’avance des frais de déplacements par les collaborateurs
  • Mettre à leur disposition des outils simplifiés de gestion des notes de frais
  • Limiter les contraintes inhérentes aux voyages d’affaire (services de conciergerie, accès à la mobilité par des applications mobiles, etc.)
  • Rassurer les voyageurs par des couvertures complémentaires (assurances et services d’assistance, notamment pour les déplacements à l’étranger)
D’une manière générale, les collaborateurs souhaitent plus de simplicité, d’autonomie et de souplesse dans toutes les phases de gestion de leurs voyages :

  • En amont, par exemple pour les réservations
  • Pendant le voyage, par exemple pour la restauration
  • À leur retour, par exemple dans la gestion des notes de frais Ils souhaitent également se prémunir des risques inhérents aux déplacements professionnels. 

 

 

Association des Professionnels Européens de la Carte d'Achat 6 place du colonel Bourgoin 75012 PARIS Tél +33 (0)1 70 37 76 10


L'APECA, Association des Professionnels Européens de la Carte d'Achat et de la Transaction dématérialisée, est créée le 4 avril 2003. Son objectif est de favoriser le développement et la promotion des transactions commerciales et achat dématérialisées.

achatpublic.info

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