Aurore Chenu, administrateur directionnel et chef de bureau et Maria Dias Domingues , responsable de déploiement national– Ministère de la Justice – Direction de la protection judiciaire de la jeunesse

• Pourquoi la carte achat au sein de votre direction et que représente actuellement ce dispositif pour vous ?

        
La protection judiciaire de la jeunesse (PJJ) est une administration très morcelée : 220 établissement ou services (soit 740 unités) pouvant accueillir 12 mineurs maximum. Ces structures génèrent beaucoup de petites factures de faible montant. Ainsi en 2013, on compte 138 500 décisions de paiement sur l’ensemble du territoire, 75% de ces factures sont inférieures à 500 euros et 20% soit 27 000 inférieures à 50 euros).

De plus, les dépenses en régie s’élèvent à 4,6M€, cela signifie donc une circulation importante de numéraire. L’objectif du déploiement de la carte achat est donc la réduction du nombre de petites factures à traiter et la diminution du montant des liquidités en circulation.

Les cartes mises en place sont essentiellement des cartes de niveau 1, permettant des achats urgents de faible montant (vêtements, médicaments, achats ponctuels pour des activités de loisir etc.). Il y a également beaucoup de dépenses d’alimentation dans les structures d’hébergement et les restaurants d’application. La carte achat de niveau 3 est déployée plutôt aux sièges des directions interrégionales et territoriales permettant l’exécution du marché Lyreco relatif aux fournitures de bureau. Nous sommes dans la première année de déploiement au sein de la PJJ .

Nous avons commencé par une expérimentation au sein de l’administration centrale, puis nous l’avons étendue d’abord à une direction territoriale de chaque inter région. Cette première phase nous a permis de cerner les difficultés pour y remédier au fur et à mesure qu’elles se présentaient. De plus, les responsables de déploiement en région ont pu ainsi s’approprier le dispositif sur un périmètre restreint. Celui-ci a ensuite été étendu progressivement à l’ensemble du territoire de chaque inter région pour parvenir à un déploiement national à fin mars 2015. Le choix a été fait de déployer la carte achat dans l’ensemble des structures. Actuellement 600 cartes sont actives sur une cible de 1000.

• Quelles sont les évolutions attendues ?

Nous allons continuer à développer l’utilisation de la carte d’achat. Désormais, pour chaque marché conclu avec la PJJ, nous ferons insérer chaque fois que cela est possible une clauses permettant l’exécution du marché par carte d’achat (carte de niveau 3).

L’une des principales évolutions vivement souhaitée par la PJJ concerne la dématérialisation totale de la procédure. Nous sommes dans l’attente d’une interface complète entre le progiciel Chorus et l’outil BNP net. Dans ce cas les services de la PJJ complèteront chaque mois le relevé d’opération bancaire des imputations comptables nécessaires au paiement. Celui-ci parviendra alors dans Chorus et les plates formes inter régionales n’auront plus qu’à effectuer un simple contrôle et à valider le paiement.

Il est nécessaire également pour parvenir à une dématérialisation totale effective du circuit de la dépense que la réglementation évolue. La réflexion est en cours au sein de la direction générale des finances publiques. L’objectif est ainsi de ne plus avoir à adresser mensuellement par voie postale tous les tickets de caisse pour les cartes achats de niveau 1.

Que peut vous apportez l’APECA ?

L’APECA nous a déjà beaucoup apporté en permettant de faire partie d’un réseau pour le développement de la carte achat et de la dématérialisation. Nous faisons de plus partie d’un groupe de travail (commission du secteur public) qui nous permet de rencontrer des acteurs publics et privés, ainsi que des représentants de la DGFIP. Nous pouvons ainsi échanger sur nos différentes pratiques, être en contact direct avec des personnes ayant des objectifs communs. La carte d’achat est mise en place dans certains ministères dont la structuration est assez éloignée de la nôtre et qui ne permet donc pas de transposer leur dispositif. L’APECA peut nous aider dans la finalisation du déploiement notamment pour la mise en œuvre de la dématérialisation totale de la procédure et dans le développement des transactions de niveau 3.