Cyrille Sautereau, Président Admarel Conseil, Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques, Vice-Président de l’APECA

Interview réalisé par Pascal Thuot pour l'APECA

La facture est au centre de la transaction commerciale qui commence par un devis ou une commande et qui se termine par un paiement. Dans chaque entreprise, les systèmes d’information sont différents et les problématiques également. Le contrôle et l’audit de ces factures sont également essentiels.

Les systèmes d’information des entreprises disposent, intègrent et gèrent les données comptables et financières des transactions. Celles-ci sont échangées entre partenaires commerciaux au travers des documents que sont les commandes, les factures ou les bons de livraison. De façon à les traiter de manière automatisée et le plus rapidement possible, il convient de collecter les informations de ces documents de façon fiable. « Malheureusement, lorsque ces informations sont échangées au travers de documents papier ou en texte libre, il y a des ruptures de charge, des saisies manuelles, des pertes d’information, qui conduisent à des dysfonctionnements et à des délais et retards. L’enjeu est donc, grâce à la dématérialisation, de fiabiliser les échanges de données commerciales, de les optimiser et d’accélérer leur traitement, en veillant à ne pas imposer de contraintes bilatérales entre chaque couple client - fournisseur », explique Cyrille Sautereau.

Les entreprises s’échangent chaque année 2 milliards de factures B2B en France et 20 milliards dans l’Union Européenne. On évalue à 20 milliards d’euros, les gains de traitement potentiels pour les entreprises en France. Le crédit inter-entreprises constitué par les délais de paiement des factures représente 600 milliards d’euros en France. On évalue à 15 jours en moyenne les retards de paiement en France, ce qui correspond à 4% du chiffre d’affaires qu’il faut mobiliser en capital pour faire face à ce Besoin en Fonds de Roulement excédentaire. Selon l’AFDCC (Association Française des Crédits Managers), 30% seulement des entreprises paient à la date d’échéance. Ces retards de paiement, qui peuvent avoir de graves conséquences en terme de trésorerie, pourraient expliquer 25% des défaillances des entreprises en France. La dématérialisation apparaît comme une solution pour remédier à ces problèmes. En effet, Dématérialiser, c’est traiter les factures mieux et plus vite. Ainsi, cela contribue à réduire les coûts et les perturbations de traitement et redonne la main aux entreprises pour respecter les délais de paiement et permettre aux fournisseurs, le cas échéant, de se refinancer soit par de l’affacturage, soit par de l’escompte.

Les enjeux de la dématérialisation des factures

Chacun des acteurs de la chaîne a intérêt à opter pour la dématérialisation des factures. Pour les acheteurs, la dématérialisation permet d’optimiser et d’automatiser le traitement des factures. Elle permet d’accélérer le traitement pour respecter les délais de paiement. Elle offre également maîtrise et traçabilité pour des rapprochements et des contrôles plus systématiques. Les fournisseurs vont satisfaire la demande des clients, mais la dématérialisation va aussi permettre d’accélérer les flux financiers et de réduire les coûts de traitement. Enfin, pour l’administration fiscale, la facture est une créance sur l’Etat à la hauteur de la TVA. Elle veut donc s’assurer de la réalité de la TVA déductible. On estime à plus de 10 milliards d’euros de fraude fiscale à la TVA, d’où une attention particulière de l’administration de façon à ne pas l’aggraver et surtout à la réduire.

La réglementation en vigueur

Entre 2003 et 2012 deux types de factures électroniques sont conformes aux yeux de l’administration : la voie EDI et la facture signée. Le mode EDI domine les échanges, car il concerne les factures structurées mises en œuvre en premier lieu dans une démarche d’automatisation complète. Son déploiement est limité aux flux concentrés (ou très déconcentrés via WEB-EDI, c’est à dire une saisie en ligne des factures une à une par les fournisseurs). De son côté, le mode « facture signée » est utilisé pour des factures PDF, en général accompagnées de données structurées au sein d’une communauté : réseaux de franchises ou de distribution. Plus récemment ce mode est utilisé par les PME (PDF intelligent). Cette réglementation a été complétée par la directive européenne TVA de 2010, transposée en France en 2013. « L’objectif était de simplifier pour faciliter le déploiement de la facture électronique, qui n’était pas assez développée. Le principe est fondé sur l’équivalence entre facture papier et facture électronique, ce qui ouvre la voie d’un échange de facture électronique non signée ou non EDI, mais juste sous forme de document, par exemple sous format pdf. Le but est également d’offrir le choix aux entreprises. La demande de l’administration : assurer l’intégrité du contenu. Tous les moyens sont bons pour certifier la conformité du document », poursuit Cyrille Sautereau. La transposition en France de cette directive a été instaurée par la loi de finance rectificative du 29 décembre 2012. Elle impose trois voies de conformité :

- L’EDI, pour les factures électroniques sous format structuré ;

- La signature électronique avancée avec certificat qualifié et dispositif de création sécurisé ;

- Et pour les factures papier ou électroniques « simples », l’existence de contrôles documentés et permanents qui établissent une piste d’audit fiable entre facture et livraison.

Les décrets d’application sont parus fin avril 2013 et ont été complétés par une vingtaine de BOI (Bulletins Officiels des Impôts) en octobre de la même année.

Développer la facture électronique

Actuellement, en France, la facture électronique ne représente que 7 à 8% de l’ensemble des factures émises. « Au sein du forum de la facturation électronique, nous étudions les différents modes de traitement des factures et nous sommes arrivés à la conclusion que si nous voulons développer la dématérialisation des factures, il faut permettre aux fournisseurs d’envoyer des factures au format PDF avec 10 à 15 champs obligatoires ou fortement recommandés, simples (numéro de facture, date, émetteur, TVA, Siret, …), les mêmes pour tout le monde et qui figurent généralement sur la plupart des factures, donc sont gérés dans les systèmes d’information des fournisseurs. L’EDI, qui est très structurant et nécessite au minimum une phase de test entre client et fournisseur, n’a d’intérêt que pour un volume important de factures échangées ». Le développement de la facture électronique passe aussi résolument par la sphère publique. Les Etats européens vont imposer la réception de la facture électronique à toutes les entités publiques, et progressivement l’émission des factures à destination des acheteurs publics. Ainsi, les entreprises vont devoir se mettre en situation d’envoyer des factures électroniques aux entités publiques. « Dans les pays scandinaves comme la Finlande ou le Danemark, il y a eu un effet boule de neige. Le secteur public a exigé la dématérialisation des factures et désormais près de 100% des factures sont dématérialisées ». Ainsi, En France, dès 2017, les entités publiques devront être en capacité d’accepter des factures électroniques. Parallèlement, les entreprises seront toutes, progressivement (entre 2017 et 2020), dans l’obligation d’émettre des factures électroniques pour leurs clients du secteur public. « Si les entreprises développent le process pour le secteur public, elles l’appliqueront à leurs clients privés ».

Vaincre encore des réticences

Pour mener à bien ce vaste mouvement, résultat d’une volonté politique, il faudra vaincre encore certaines réticences liées à de possibles fraudes à la TVA. Une facture électronique offre une plus grande traçabilité, mais il existe encore quelques craintes quand à la capacité de produire des fausses factures électroniques en grand nombre de façon automatique pour « industrialiser » une fraude à la TVA. « Il s’agit en pratique d’un fantasme car la piste d’audit et la traçabilité des échanges offrent de nombreux points de contrôles. La question reste de savoir quelle sera l’appréciation des contrôleurs fiscaux face à la piste d’audit présentée. Toutefois, dans le cadre des factures à destination du secteur public, nous sommes dans un environnement favorable car le risque fiscal est supporté par l’acheteur, dont la réception des factures sera concentrée vers l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat), opérateur unique pour le secteur publique, qui s’occupera de la réception et des contrôles de conformité de l’ensemble des factures et de la distribution des données et documents électroniques vers les entités publiques. Rien ne devrait plus entraver le développement de la facture électronique en France. ».