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| Pourquoi et comment dématérialiser les frais professionnels
Réduire
les coûts en simplifiant, en accélérant les procédures et en tirant
parti des nouveautés technologiques: tel est aujourd'hui l'objectif des
organisations publiques et privées dans un contexte économique tendu.Le nombre
d’opérations comptables et de gestion, qu’il s’agisse des achats, des
fiches de paie, des demandes de congés, des déplacements professionnels,
des frais ... se chiffrent en milliards de feuilles A4 et mobilisent de
nombreuses personnes.L’automatisation des processus et la dématérialisation des échanges est donc un enjeu de modernisation et financier de taille. Concernant les
frais de mission et de voyages, 2ème ou 3ème poste de dépenses hors
production après les salaires, afin de gérer et de réduire leurs coûts,
de nombreux acteurs proposent des solutions adaptées : les
établissements financiers qui émettent des cartes de paiement et des
outils de reporting qui leur sont associées et des prestataires qui en
intègrent la gestion, permettant ainsi une dématérialisation complète de
la chaîne. Les facteurs de croissance des cartes entreprisesEn 2013, le marché du voyage d’affaires en France a
enregistré une progression de 2,4 % par rapport à 2012, et a atteint 26
milliards d’euros. Les organisations à
la recherche de nouveaux marchés sont les plus consommatrices de voyages
d’affaires. Il existe, à ce titre, une corrélation entre le volume
d’exportation des organisations et leur budget déplacements. On estime que les organisations
françaises dépensent entre 0,7 et 1,2 % de leur chiffre d’affaires en
déplacements. Par rapport à ce
constat global, les établissements financiers proposent des solutions qui
répondent à l’ensemble des besoins précédemment cités. Depuis 2008, les recherches
d’économies et d’optimisation se sont accélérées. Le poste achat est identifié
comme une source importante d’économies. À ce titre, les politiques d’achats et
de déplacements professionnels ont fait l’objet d’une attention toute
particulière. Comme le souligne Michel Dieleman, président de l’AFTM (Association
Française des Travel Managers), « le
déploiement de cartes commerciales s’inscrit dans cette logique de
rationalisation, de simplification et d’efficience ». En 2013, 90 % des organisations considéraient le contrôle des notes de
frais comme une priorité, contre 79 % en 2012. Selon l’éditeur de
logiciels Concur, en 2013, une organisation type dépense 10 % de son
budget annuel total en coûts de traitement liés aux déplacements et voyages
d’affaires. Les différentes solutions
proposées aux organisations sont autant de réponses à ces besoins. L’offre est
aujourd’hui diversifiée pour s’adapter à chaque besoin, chaque type de dépense et chaque taille d’organisation
(carte corporate pour les plus grandes structures, carte business pour les plus
petites). Des organisations qui recherchent des réponses précises à leurs besoinsLes besoins des organisations résident d’une
part dans la réduction des coûts et des risques inhérents aux déplacements
professionnels (T&E) et d’autre part dans la simplification, la
rationalisation et la maîtrise des processus d’achat pour les dépenses de
fonctionnement. Plus
généralement, les organisations se focalisent sur la maîtrise des frais de
fonctionnement (travail temporaire, fournitures de bureau, télécommunications, consommables,
etc.) : un marché global estimé à près de 1 300 milliards d’euros pour
l’Europe. Par ailleurs, de nombreuses organisations
souhaitent
améliorer le confort de leurs voyageurs d’affaires et de manière plus globale
la satisfaction du personnel. Une volonté de satisfaire les collaborateursDans un contexte actuel orienté RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises), les organisations sont à la recherche de solutions pour faciliter le quotidien de leurs collaborateurs. Mobilité des collaborateurs, faciliter et sécuriser afin de : |
Association des Professionnels Européens de la Carte d'Achat 79000 NIORT, adresse de correspondance 5 rue Ste Marthe 79000 Niort
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