POURQUOI ET COMMENT DEMATERIALISER ?
Des leviers d'économies
En pratique Que dématérialiser ? - Ordres de mission
- Réservation de voyages, de l'hébergement...
- Note de frais
- Facturation
- Paiements des frais engagés par l'organisation
- Paiements des frais engagés par les voyageurs
Comment ? Gérer un projet de dématérialisation : démarche projet, étapes clés, points d’attention/risques, accompagnement au changement 1- Identifier le processus actuel de gestion 2- Réunir tous les interlocuteurs qui y participent - Acheteur voyage / Travel manager
- Responsable Finance / Comptabilité
- Responsable contrôle / Audit interne
- Personne en charge de remboursement (paye ou autre)
- Responsable Ressources Humaines
- Utilisateurs clés
3- Passer en revue chaque étape du processus 4- Identifier les gisements d’économies 5- Rédiger un cahier des charges – lancer des consultations (moyens de paiement, agences, outil de notes de frais…), projets 6- Démarrer un pilote Les clés du succès
Impliquer tous les services concernés (Direction générale, Direction financière, achat, comptable, RH, SI) S’appuyer sur un calcul de ROI pour mobiliser la hiérarchie et obtenir son appui Définir en amont du projet une politique de voyages comprenant les règles d’achat voyages et les processus de remboursement souhaités Bien identifier la finalité du besoin plutôt que des expressions fonctionnelles fondées sur l’usage Rester pragmatique afin de gérer les vraies priorités Désigner un responsable de projet ou une équipe projet rassemblant les compétences Voyages et Expenses Ne pas sous dimensionner l’axe conduite du changement S’inspirer des meilleures pratiques en matière de processus, utiliser les standards du marché et éviter les développements spécifiques
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