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L'utilisation des labels

dans la commande publique

La prise en compte, dans une définition de besoin, de l’impact environnemental et social des produits et services est logiquement au centre de toute politique Achats Responsables mais également un des sujets les plus complexes.
La multiplicité et les interactions des critères, la capacité à ‘concrétiser’ les avantages pour notre environnement ou notre société, le besoin de confiance sur la réalité des arguments évoqués et enfin la nécessité de rationnaliser les choix ont fait des labels et/ou des certifications des éléments de réponse dans la rédaction d’un marché lorsqu’ils sont pertinents, ce qui n’est pas toujours le cas. 

Labels, normes et certifications

 

Pas toujours évident de s’y retrouver.

En quelques mots, on peut essayer de résumer ces notions de la manière suivantes : 

-   les normes sont des référentiels techniques définis et publiés par des organismes de normalisation reconnus par les pouvoirs publiques (l’AFNOR pour la France). Elles peuvent être obligatoires mais la majorité est d’application volontaire. Elles peuvent permettre de démontrer la conformité d’un produit ou d’une service à une réglementation ou à des exigences particulières    

-   les labels sont généralement des ‘marques’ attestant que les produits ou services concernés respectent les exigences de référentiels privés ou s’appuyant sur les normes existantes. Ils sont généralement délivrés par des associations privées et s’appuient sur des organismes de certifications reconnus 

-   la certification est le processus de contrôle et de validation du respect d’exigences (définies dans des normes ou des référentiels privés) et doit s’appuyer sur des organismes indépendants. Ces organismes réalisent des audits et effectuent des tests aléatoires dont la méthodologie est encadrée et clairement définie 

Il est important de s’assurer que les labels ou certifications utilisées sont transparents, indépendants et accessibles à tous ceux qui souhaitent les utiliser.


Par ailleurs, la méconnaissance, y compris parfois celle des opérateurs économiques  qui les mettent en avant, et  la méfiance naturelle des acheteurs vis à vis de l’utilisation de ces éléments pour surévaluer la valeur des produits et des prestations rendent nécessaire de bien en comprendre les enjeux. Dans le cadre d’une politique achats responsable, l’utilisation des labels ou certifications comme spécifications techniques, critères d’évaluation ou conditions d’exécution des marchés doit avoir pour objectif de définir plus précisément l’offre et  sa valeur ajoutée, de faire évoluer les pratiques des fournisseurs, de renforcer la transparence sur les attentes de l’acheteur et finalement garantir l’égalité de traitement dans l’appréciation des offres proposées en intégrant des critères objectifs, connus et publics.

Ce n’est donc pas le label qui compte mais bien les critères et finalités qu’il comporte et il ne devrait donc qu’être un moyen d’expression d’une exigence et non une exigence en tant que telle. 


Cadre règlementaire :

L’utilisation des labels est encadrée par le code de la commande publique dans la partie règlementaire qui traite de la définition du besoin, Section 3 : Utilisation de labels (Articles R2111-12 à R2111-17).

Un label est défini comme un document, certificat ou attestation prouvant que les ouvrages, produits, services, procédés ou procédures en rapport avec l’objet du marché remplissent certaines caractéristiques.

Cette définition intègre donc, entre autres, les labels environnementaux ou sociaux.

Il est également précisé que dans les spécifications techniques, les critères d’attribution ou les conditions d’exécution d’un marché, l’acheteur peut imposer un label particulier sous 2 conditions :

-         le label doit reposer sur des critères vérifiables et non discriminatoires, être délivré par un organisme tiers indépendant et établi au moyen d’une procédure ouverte et transparente.

-    les caractéristiques doivent naturellement présenter un lien avec le marché et doivent permettent de définir les travaux, fournitures ou services qui font l’objet du marché.

Ceci exclut donc de fait les certifications de système de management (type ISO 14001, ISO 9001 …) qui attestent de la mise en œuvre d’un mode de management et non de caractéristiques des produits, ouvrages ou services réalisés.

Important, l’acheteur peut utiliser également les labels pour ne définir qu’une partie de son besoin, sous réserve d’identifier clairement, dans les documents de consultation, les seules caractéristiques qu’il exige.

Enfin, tout label équivalent à celui demandé par l’acheteur doit être accepté (Article R 2116) et si un opérateur économique peut prouver que les caractéristiques sont remplies et qu’il n’a pas pu obtenir le label dans les délais, son offre doit également être acceptée. 


Champ d’application :

La variété des labels et certifications est telles qu’il est difficile de les citer et connaître tous mais il convient a minima, lorsqu’ils sont mis en avant par les opérateurs économiques de bien en comprendre la portée et la réalité, notamment en interrogeant les opérateurs économiques en phase de sourcing. 

Ce qui est important c’est de bien comprendre quelles sont les caractéristiques couvertes et ce qu’elles permettent de démontrer, au regard des enjeux et des besoins exprimés par l’acheteur.

Par exemple, une certification FSC ou PEFC ne permet « que » de s’assurer que les bois utilisés pour les produits ou ouvrages concernés s’inscrivent dans un programme de gestion durable des forêts mais ne préjugent en aucun cas d’autres critères qualitatifs ou environnementaux autres. (A noter d’ailleurs que ces certifications n’assurent pas la traçabilité physique du bois tout au long de la chaîne mais sont basées sur des logiques de comptabilisation en masse).

Les labels peuvent être utilisés aussi bien pour définir des caractéristiques de produits, de services ou des modes de construction, ils sont donc utilisables, en théorie, comme moyen d’intégrer des critères environnementaux ou sociaux pour l’ensemble des marchés publics.

Toutefois, certaines catégories de produits ou de service ne disposent pas de labels spécifiques, par manque notamment de référentiel. Dans ce cas, il est toujours possible pour un acheteur de s’intéresser à certaines caractéristiques techniques parfois transposables mais qui doivent alors être précisées de manière claire dans le cahier des charges.


Acheteurs Publiques : Intégrer les labels dans vos marchés

Dans l’esprit du Code des Marchés Publics, l’utilisation d’un label contribue à préciser plus clairement le besoin.

Logiquement, cela suppose qu’en amont, l’acheteur ait précisé quel label doit être utilisé pour tel produit, telle prestation, tel travaux.

Cela devient donc une spécification technique ou une condition d’exécution, auquel cas toutes les offres concernées devront être ‘labélisées’.

Labels et certifications, quel impact sur les coûts 

Faire certifier ou labelliser un produit, un service ou une organisation est une démarche engageante qui a un impact non négligeable pour ceux qui y ont recours. 

-   Un investissement et des coûts directs liés à la mise en œuvre des moyens nécessaires pour respecter les  critères des référentiels ou des normes. L’objectif étant plutôt de ‘tirer vers le haut’, il est rare que les solutions techniques ou les services à mettre en œuvre soient moins couteux que lorsque l’on s’en affranchit.

 -    Des coûts directs liés au financement de la certification ou du label (redevance, audit de l’organisme de certification, tests …) 

-   L’investissement et les coûts internes (mobilisation des équipes, audits internes, …). Poste moins facile à chiffre mais pourtant très important. En face de ces coûts, bien sûr, il y a de la valeur ajoutée, de la qualité et du service, de l’assurance et une forme de ‘garantie’. 

Ces éléments sont bien sûr importants à considérer lorsque l’on évalue les offres.


On peut également laisser la possibilité à l’opérateur économique de répondre par une offre labélisée ou pas, considérer ce critère comme un élément permettant d’évaluer la ‘qualité’ de l’offre  mais à condition dans ce cas de définir clairement comment cette évaluation sera faite et comparée entre les différentes réponses.

Il arrive que l’on puisse trouver des marchés dans lesquels il est demandé (notamment pour les marchés de fournitures) aux opérateurs économiques de répondre sur les bordereaux de prix unitaire en précisant si le produit ou la prestation est labélisé et en estimant un pourcentage de produits labélisés sur la totalité de l’offre.

Lorsque l’on n’a pas précisé pour chaque produit sur quel label (donc quelles caractéristiques) on souhaitait évaluer l’offre, on prend le risque de comparer des caractéristiques différentes ce qui est contraire à l’esprit du Code de la Commande Publique.

Il est donc nécessaire de prendre le temps de s’interroger pour chaque besoin et d’indiquer quelles sont les exigences ou comment on ‘notera’ les différents labels proposés.


Fournisseurs : les labels dans votre offre

 L’utilisation de labels environnementaux s’inscrit généralement dans le cadre de la politique RSE de chaque opérateur mais il faut également intégrer ce sujet dans la construction de l’offre commerciale, en réponse à différents besoins exprimés par tel ou tel client.

Certains labels peuvent devenir un engagement et un positionnement affirmé (tous nos produits de telle catégorie respectent tel label ou telle exigence) ou une alternative que l’acheteur peut choisir dans l’offre qui lui est faite.

Il est donc important, en amont des appels d’offre, d’avoir réfléchi à son positionnement et aux caractéristiques des produits, services ou ouvrages que l’on va proposer en tenant compte bien sûr de sa stratégie d’entreprise et de ses valeurs, de la maturité du marché, des pratiques de la concurrence et de ses capacités techniques.

 

Il est également important que les fonctions commerciales, en relation avec les acteurs publics en phase de sourcing et chargées de répondre aux appels d’offre, soient suffisamment informées sur les spécifications techniques que portent les labels (sans pour autant en connaître tous les détails) afin de pouvoir expliquer, lorsque c’est nécessaire, quels sont les bénéfices réels, les différences entre les différents labels mais également l’impact de ces engagements sur le plan de la valeur et du coût.

L’impact sur le coût peut venir des exigences techniques elle-même (technologie, matières, process de fabrication) mais également des différents coûts induits (contrôles, audits, adaptation des process internes, rareté de l’offre…) ;

Attention, certains labels peuvent devenir des standards de marchés et ne pas pouvoir y répondre devenir un frein voire un obstacle.

 

Les indicateurs de pilotage 

 

Apprécier et mesurer l’utilisation des labels dans un marché ou plus globalement sur l’ensemble d’une activité est plus complexe qu’il n’y paraît mais est réellement nécessaire lorsque cela constitue un objectif que l’on se fixe dans le cadre d’une politique ‘achats responsables’ et que l’on souhaite intégrer plus largement ces critères dans les marchés.

 

Dans un marché de fourniture, le nombre de références labélisées est généralement le premier indicateur utilisé, évalué en pourcentage de la totalité des articles achetés, à l’échelle d’un marché, d’une famille de produits ou même d’une catégorie. 

 

Si l’on n’intègre pas la notion de quantités ou de valeur achat et que l’on mélange tous les labels, cela peut mener à un biais qui serait de favoriser des offres contenant beaucoup de labels pour des produits peu utilisés, des critères finalement peu engageants mais plus facile à obtenir et de comparer des engagements environnementaux qui en réalité ne le sont pas. Par ailleurs rappelons nous que certaines catégories de produits ne peuvent être labélisés pour la simple raison qu’il n’y a pas encore de référentiels disponibles.

 

Il est donc important de piloter ce sujet en ayant identifié, dans sa stratégie, les labels ou critères environnementaux que l’on souhaite promouvoir et de s’assurer qu’ils sont utilisés en cohérence avec sa propre consommation de produits.

 

La logique est identique pour des marchés de travaux ou de services pour lesquels on doit se donner des objectifs sur des labels identifiés et sélectionnés tout en appréciant la part que ce sujet représente sur l’ensemble du périmètre adapté.

 

Pour également mesurer, au sein de ses marchés, dans quelle mesure les acheteurs ont pu intégrer ces préoccupations, il convient également de définir quels sont les types de marchés sur lesquels il y a un enjeu (ou une offre de labels présentes) et évaluer le nombre de marchés ayant intégré une part minimale définie de produits, prestations ou travaux labélisés.

 

Points de vigilance

 

Comme évoqué précédemment,  l’utilisation des labels doit être un moyen de définir le besoin de manière précise en s’appuyant sur des exigences techniques minimales claires avec pour objectif d’apporter de la valeur à l’offre. Il est donc indispensable, dès l’amont de prendre le temps d’évoquer ces sujets en entretien de sourcing avec les opérateurs économiques pour les sensibiliser à l’importance que vous portez aux enjeux environnementaux et sociaux, les inciter également à promouvoir l’élaboration de nouveaux référentiels plus exigeants et participer ainsi à l’évolution positive des pratiques.

 

Par ailleurs, les labels ont également pour objectif de rassurer les acheteurs sur les modes de contrôles et de validation du respect  des spécifications définies. Les organismes qui délivrent les labels doivent définir à la fois les modalités de vérifications (audits, tests laboratoires, contrôles …) mais également les modalités d’utilisation des attestations ou certificats délivrés. Il est donc important pour les acheteurs, de préciser et d’adapter leurs propres dispositifs de contrôle en tenant compte des garanties déjà fournies par les labels et en se posant la question des moyens à mettre en œuvre lorsqu’il n’y en a pas.


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