Questions/Réponses - réservées
12- La carte d'achat est-elle interbancaire? Mon fournisseur doit-il changer d'établissement financier? (1)
13- La carte d'achat est-elle interbancaire? Mon fournisseur doit-il changer d'établissement financier? (2)
14- La carte d'achat est-elle interbancaire? Mon fournisseur doit-il changer d'établissement financier? (3)
15- Quand on parle d'interopérabilité, de quoi s'agit-il ?
16- Quels sont les logiciels utilisés pour transmettre les données ?
17- Combien de temps faut-il à un fournisseur pour mettre en oeuvre une solution d'acquisition de carte d'achat ?
18- Quels sont les coûts de mise en place de la carte d'achat pour le fournisseur ?
19- Quelle durée prévoir pour un marché d'émission de carte d'achat ?
20- Faut il archiver les factures ?
21- Quels délais et publicité prévoir pour un marché d'émission de carte d'achat ?
22- Quels critères de sélection prévoir dans un marché d'émission de cartes d'ahat ?
23- Un de mes clients souhaite régler ses commandes par carte d’achat : dois-je considérer cette demande comme exceptionnelle ?
24- Quels sont les intérêts pour moi de la carte d’achat … et pour mon client ?
25- Pourquoi différents niveaux de données de facture ?
26- Que dois-je faire pour accepter la carte d’achat ?
27- L’établissement financier de mon client est différent du mien, est-ce un problème?
28- La carte d’achat est-elle réservée aux commandes à distance ?
29- Est-il intéressant d’utiliser la carte d’achat pour mes propres achats ?
12- La carte d'achat est-elle interbancaire? Mon fournisseur doit-il changer d'établissement financier? (1)
En monétique classique, l’interbancarité des paiements permet à tout fournisseur d’accepter les paiements par cartes (Amex, Visa, Mastercard),
de tous les établissements financiers en signant un contrat avec Amex d’une part et l’un des établissements Cartes Bancaires d’autre part.
Concernant la carte d’achat:
•l’interbancarité est opérationnelle au Niveau I (paiement) et au niveau II;
•elle n’est - pour le moment - pas automatiquement assurée au niveau III (données détaillées de facture), ni au Niveau IV.
Une grande partie des établissements financiers ont opté pour une interbancarité limitée entre eux en faisant le choix d’une même plateforme technique, minimisant pour les fournisseurs les contraintes d’interopérabilité, notamment pour l’intégration des flux de trésorerie dans les systèmes comptables, présentés dans un format commun.
13- La carte d'achat est-elle interbancaire? Mon fournisseur doit-il changer d'établissement financier? (2)
Les différentes solutions disponibles* sur le marché français sont:
• les banques utilisant la solution Atos-Worldline :
- Banque Populaire (Visa)
- BNP Paribas (Visa)
- Caisse d’Epargne (Visa)
- HSBC (Visa)
- Société Générale (Visa)
• les établissements financiers utilisant la solution American Express:
- American Express (Amex)
- Dexia (Amex)
• les banques réunies au sein de la solution du Crédit Mutuel
- CIC (MasterCard)
- Crédit Mutuel (MasterCard)
* 2006
14- La carte d'achat est-elle interbancaire? Mon fournisseur doit-il changer d'établissement financier? (3)
Quelques principes:
• De plus en plus de grands établissements financiers disposent d’une offre de carte d’achat inscrite à leur catalogue;
• D’un établissement à l’autre, les conditions économiques ou les services proposés peuvent différer, il est donc de l’intérêt de chaque fournisseur de comparer les offres et de faire jouer la concurrence;
• Dans certains cas, l’absence d’interbancarité entre certains réseaux d’émission de cartes peut imposer d’ouvrir un compte dans un autre établissement financier, mais cela reste exceptionnel.
15- Quand on parle d'interopérabilité, de quoi s'agit-il ?
Fournisseurs : Interopérabilité de l’acceptation
• Contractuellement
- Un fournisseur qui souhaite accepter l’ensemble des cartes d’achats disponibles sur le marché français a théoriquement nécessité de signer 3 contrats d’acceptation (un avec une banque de chaque groupe).
- Il doit ensuite signer avec le prestataire technique d’acceptation (Atos, ITS, Ogone, etc)
[et le prestataire de dématérialisation de l’établissement financier avec lequel on a contracté si l’on souhaite dématérialiser].
•Techniquement
- L’interopérabilité est totalement assurée au niveau de l’acceptation.
- La plupart des solutions du marché (Ogone, ITS, Atos, etc.) permettent au fournisseur de s’interfacer directement – soit par la mise à jour du TPE pour des achats de proximité, l’utilisation d’une plateforme en ligne pour la vente à distance - avec un format unique de données.
[Les systèmes d’acceptation des prestataires traduisent ces données dans les formats propres à chacun des réseaux de carte d’achat].
16- Quels sont les logiciels utilisés pour transmettre les données ?
La plupart des solutions du marché permettent au fournisseur de s’interfacer directement.
Une gamme de solutions appropriées est généralement proposée:
• soit par la mise à jour du TPE pour des achats de proximité,
• soit par l’utilisation d’une plateforme en ligne pour la vente à distance.
• soit par transfert de fichier
(élimination de la resaisie , mise en place technique ‘légère’)
• soit par intégration totale.
Les prestataires techniques à contacter: ITS, OGONE et ATOS (en cours)
17- Combien de temps faut-il à un fournisseur pour mettre en oeuvre une solution d'acquisition de carte d'achat ?
La mise en œuvre dépend de la solution d’acquisition privilégiée:
•Le niveau le plus simple (dès lors que le contrat commerçant est signé):
mise en place en 24-48h
•Des niveaux plus intégrés (à privilégier lorsque les volumes augmentent) à l’interfaçage avec les systèmes de prise de commande et de télécollecte :
mise en place à apprécier avec le prestataire technique
18- Quels sont les coûts de mise en place de la carte d'achat pour le fournisseur ?
Principes économiques généraux:
Les coûts d’acquisition sont constitués de:
• frais fixes, essentiellement liés à la mise en place des fonctions d’acceptation - terminal physique, interface logiciel, ou service à distance (ASP)
• coûts de fonctionnement calculés sur la base d’un pourcentage des transactions (si les conditions varient suivant les établissements financiers, le principe reste assez similaire d’un établissement à l’autre).
19- Quelle durée prévoir pour un marché d'émission de carte d'achat ?
Il est préconisé de prévoir une durée pluri-annuelle assez longue, de manière à garantir un déploiement progressif du programme et un bilan significatif de ce nouveau dispositif d’achat.
Le déploiement du programme s’inscrit en effet dans la durée car le référencement des fournisseurs ne peut être réalisé que parallèlement aux calendriers de marchés publics de l’entité publique qui sont généralement passés pour plusieurs années et décalés dans le temps.
Par ailleurs, la mise en œuvre de la carte d’achat au sein d’une entité publique s’accompagne de changements importants en terme d’organisation interne des achats.
Une fois l’expérimentation sur un primo-périmètre réalisée, il est important de dresser un bilan et d’organiser les aménagements à envisager pour la suite. Compte tenu du nombre de services et d ’acteurs concernés par le dispositif, le premier bilan ne peut raisonnablement pas être réalisé avant la fin de la première année d ’utilisation, pour bénéficier d ’un recul suffisant.
Globalement, les entités publiques qui passent aujourd’hui un marché d’émission de carte d ’achat optent pour une durée de marché de 3 ou 4 ans, en prévoyant généralement que le marché est annuel et pourra être renouvelé.
20- Faut il archiver les factures ?
En matière de carte d’achat, il ne faut pas assimiler relevé d’opérations et facture.
Si le relevé d’opérations permet de transcrire l’utilisation de la carte d’achat sur une période donnée, la facture continue d ’être émise par le fournisseur que ce soit sur support physique ou via la dématérialisation.
Le livre blanc Carte d’achat du MINEFI précise à cet égard que :
«Le relevé d ’opérations enrichies est encore appelé facture électronique et correspond à une transmission monétique de niveau 3. Il ne s’agit donc de factures au sens du code général des Impôts, que dans la mesure où les spécifications fiscales de transmission, de stockage et de déclaration sont respectées. Si ce n’est pas le cas, une facture classique doit être émise en parallèle, et ce même si seule la facture électronique fait l’objet d ’un processus de validation, de comptabilisation et de paiement.»
Le livre blanc donne également des éléments en matière d’archivage:
« On trouve, en matière d ’archivage, plusieurs notions relatives à l ’indexation, à l’archivage proprement dit et à la durée de conservation. S’agissant de la durée de conservation, des dates différentes peuvent être envisagées. D’un point de vue fiscal, la durée de conservation est de 6 ans. Le code de commerce indique dans son article L 123-22 que les documents comptables et les pièces justificatives sont conservées pendant 10 ans. En comptabilité publique, la durée de conservation pourrait être supérieure mais pratiquement, les comptes de gestion des comptables publics ne peuvent faire l ’objet d ’une condamnation au-delà des 10 ans de leur établissement. Il apparaît donc que les factures doivent quelle que soit leur nature ou leur forme être conservée 10 ans après l ’exercice auquel elles se rapportent».
21- Quels délais et publicité prévoir pour un marché d'émission de carte d'achat ?
Les marchés d ’émission de carte d ’achat peuvent généralement être passés sous la forme de marchés à procédures adaptées (MAPA). Ainsi, l’Agence Centrale des Achats du ministère des Finances a passé un marché selon la procédure décrite à l ’article 28 du CMP pour doter 13 sites déconcentrés du ministère des Finances d’environ 150 cartes d ’achat.
Il est recommandé de laisser aux établissements financiers un délai de remise des offres d’au moins un mois, de manière à disposer de réponses adaptées et de respecter le principe d ’égalité d ’accès à la commande publique.
Selon la procédure choisie par l’entité publique, elle sera amenée à assurer la publicité de son marché d’émission de carte d’achat.
En complément, une annonce peut être également passée, gratuitement, sur le site de l’APECA.
22- Quels critères de sélection prévoir dans un marché d'émission de cartes d'ahat ?
Actuellement, les principaux critères de sélection prévus dans les marchés d ’émission de cartes d’achat des entités publiques sont généralement par ordre de priorité décroissant :
- la qualité de l’accompagnement au projet,
- la qualité technique de la solution,
- le prix,
- le degré d’intéropérabilité et d’interbancarité de la solution.
Un autre élément apparaît également structurant aux entités publiques qui utilisent la carte d ’achat et peut être intégré dans ces critères:
- la qualité d’accompagnement pour le référencement des fournisseurs.
Chacun de ces critères peut être pondéré pour tenir compte des priorités.
L’élaboration d ’une grille d ’évaluation permettant de valoriser des indicateurs objectifs associés permet de faciliter le dépouillement des offres.
23- Un de mes clients souhaite régler ses commandes par carte d’achat : dois-je considérer cette demande comme exceptionnelle ?
• Cette demande peut être exprimée aussi bien par vos clients du secteur privé que par ceux du secteur public.
• Pour la sphère publique, l’utilisation de la carte d’achat pour régler certains types d’achat aux fournisseurs a fait l’objet de la parution d’un décret le 26 octobre 2004, marquant la volonté de l’Etat de moderniser les achats publics dans un contexte plus général de dématérialisation des procédures.
•Ainsi, une collectivité peut demander dans un appel d’offre que la carte d’achat soit le mode d’exécution du marché public proposé.
Ne pas pouvoir répondre à cette attente en tant que fournisseur vous expose à ne pas être retenu.
•Si l’utilisation de la carte d’achat est en voie de généralisation dans la sphère publique, les investissements consentis dans le cadre d’un marché pourront être réutilisés pour d’autres clients publics mais également privés.
24- Quels sont les intérêts pour moi de la carte d’achat … et pour mon client ?
POUR VOUS, FOURNISSEUR :
• L’assurance d’être réglé sous 5 jours environ, soit :
- Une amélioration importante de votre trésorerie en comparaison du délai moyen de 45 jours pour un autre mode de règlement,
- La dispense de relance, autre source d’économie de gestion.
• Un renforcement de la relation client-fournisseur, source de fidélisation.
POUR VOTRE CLIENT :
• Des économies sensibles sur le coût de gestion des commandes réalisées par carte d’achat.
- Par la simplification du processus d’approvisionnement et par le respect de la politique d’achat, la carte d’achat permet en moyenne une réduction de 50% des coûts de traitement.
• Effet secondaire de l’allègement du processus d’achat : une réduction des délais globaux d’approvisionnement pour la plus grande satisfaction des utilisateurs.
25- Pourquoi différents niveaux de données de facture ?
Pour votre client, la mise en œuvre de la carte d’achat est une étape vers la dématérialisation du traitement des factures :
• Dans cet objectif, les flux d’opérations carte échangés entre établissements financiers doivent être enrichis des données propres à la facture.
Plus le niveau est élevé, plus les données de factures sont riches:
• Le niveau III mentionne TOUT LE DETAIL d’une facture : il représente une avancée significative vers la dématérialisation des factures car il permet d’automatiser le traitement des factures par interfaçage du système d’information de votre client avec celui de son établissement financier.
26- Que dois-je faire pour accepter la carte d’achat ?
• Signer un contrat d’acceptation de ce mode de paiement avec votre établissement financier (paiement à distance) en complément du contrat monétique général.
• Vous équiper d’un système d’acceptation en paiement de la carte d’achat
- Vous êtes déjà équipé d’un terminal de paiement électronique :
Vous pouvez accepter la carte d’achat, une mise à niveau des logiciels peut être nécessaire pour l’échange des données de niveau II. L’échange des données de niveau III avec ces équipements n’est pas possible.
- Vous n’êtes pas équipé d’un terminal de paiement électronique ou vous voulez transmettre les données de niveau III :
Renseignez-vous auprès de votre établissement financier ou celui de votre client ou consultez le site de l’APECA pour connaître les principaux acteurs du marché qui proposent des systèmes adaptés de vente en ligne.
[Pour démarrer simplement et sur un volume faible de commandes réalisées par carte d’achat, il est très envisageable de re-saisir le détail des données de facture sur ces systèmes plutôt que d’envisager dès le début une intégration du système d’acceptation de la carte avec votre système d’administration des ventes et de facturation].
27- L’établissement financier de mon client est différent du mien, est-ce un problème?
Attention, tous les établissements financiers ne disposent pas d’offre carte d’achat à ce jour et de plus, tout dépend de celui de votre client …
• Votre client utilise des cartes d’achat émises par American Express :
Vous devez alors avoir un contrat d’acceptation de la carte d’achat avec American Express.
• Votre client utilise des cartes d’achat du réseau Mastercard telles qu’émises par CIC, le Crédit Mutuel :
Vous devez alors avoir un contrat avec le CIC ou le Crédit Mutuel.
•Votre client utilise des cartes d’achat du réseau Visa telles qu’émises par BNP Paribas, Caisse d’Epargne, Natexis Banque Populaire, Société Générale :
Vous devez avoir un contrat avec l’un des établissements cités.
Pour les systèmes d’acceptation eux-mêmes (terminal de paiement électronique ou système de vente en ligne), des mises à jour de logiciel sont peut-être nécessaires, mais en règle générale les matériels sont réutilisables d’un établissement financier à un autre.
28- La carte d’achat est-elle réservée aux commandes à distance ?
Même si la carte d’achat est avant tout un moyen de simplifier les processus d’achat à distance, elle peut être utilisée en paiement de ‘proximité’ c’est à dire lorsque le fournisseur et le client porteur d’une carte d’achat sont tous les deux physiquement présents sur le point de vente.
•Dans ce contexte, le porteur repart avec la facture directement établie et éventuellement la marchandise. L’échange des données de facture entre établissements financiers n’est plus utile. Le fournisseur peut alors être doté d’un simple terminal de paiement électronique identique à ceux des commerçants pour les particuliers.
Que devient alors l’intérêt de la carte d’achat pour mon client ?
• La carte d’achat est une carte proposée par les établissements financiers pour le règlement des achats entre entreprises. La proposition des établissements inclut des services propres à ce type de carte mis en œuvre lors de chaque utilisation de la carte :
- la restriction des achats chez un ensemble de fournisseurs définis par le client,
- le plafonnement des dépenses à des valeurs et/ou des périodicités paramétrables.
29- Est-il intéressant d’utiliser la carte d’achat pour mes propres achats ?
• En général, cette opportunité croit avec la taille de l’entreprise.
La carte d’achat concerne les achats non stratégiques et récurrents. L’objectif étant de réduire le coût de traitement des commandes de ce type d’achat, il faut qu’il y ait un volume significatif de ces achats pour que la mise en œuvre de la carte soit opportune.
• Par ailleurs, les impacts de mise en œuvre de la carte d’achat en tant que fournisseur de vos clients sont de nature différente de ceux en tant qu’acheteur auprès de vos propres fournisseurs, constituant ainsi deux projets à part entière.
• Ainsi, pour une PME-PMI la mise en œuvre de la carte d’achat pour répondre aux attentes de ses clients est sans doute plus pertinente.
