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Les textes règlementaires
Loi n°2014 -1 du 2 janvier 2014
Fiche d'impact nor : FCX1413059R juin 2014 - (Ordonnance relative au développement de la facturation électronique)

Les books APECA
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Les forces en présence

Clients, fournisseurs, banques, administration fiscale… : l’entreprise est entourée d’un « écosystème comptable » à la fois riche et complexe. Véritable centre névralgique, l’application de comptabilité fait converger toutes les données financières liées aux tiers.

Dans un contexte de contraintes réglementaires et légales en perpétuelle évolution, la priorité doit être à l’automatisation, à la simplification des processus et à l’optimisation des flux.

Avec comme objectifs communs précision, visibilité et performance, chacune de ces forces en présence a des intérêts et attentes différenciés liés à la dématérialisation et l’automatisation du traitement des factures en fonction de ses besoins propres.


Les acheteurs - factures entrantesPremier domaine concerné : la relation fournisseurs (79%, selon l’étude EY et DIMO, janvier 2014).

Les entreprises s’orientent en priorité vers la dématérialisation du processus fournisseurs. Très chronophage (14 jours en moyenne par facture) et coûteux (14 euros en moyenne par facture), il est composé d’un ensemble de tâches à faible valeur ajoutée (tri du courrier, saisie des données, gestion des flux papier…) et souvent source d’erreurs (erreur de saisie, perte de documents, erreur de paiement).

Les bénéfices de la dématérialisation du traitement des factures entrantes attendus par les acheteurs :

1. Réduction des coûts et des perturbations :
  • Limitation du risque d’erreur (saisie)
  • Réduction des litiges, des relances et des services de gestion des appels fournisseurs
  • Amélioration de la productivité et recentrage des ressources sur des tâches à plus forte valeur ajoutée
  • Capacité de validation automatique (rapprochement avec base de commandes)
2. Traçabilité de l’ensemble des factures entrantes :
  • Statut des factures, de la prise en compte jusqu’à leur paiement
  • Dates et auteurs des traitements effectués, informations et commentaires associés à ces traitements
  • Nombre de factures par statut (factures contestées, en retard, etc.) et les causes associées
  • Localisation des factures bloquées. 
3. Maîtrise des flux de trésorerie et optimisation du BFR :
  • Réduction des retards de paiement (conformité aux délais contractuels et à la LME)
  • Amélioration de la relation fournisseurs
  • Réductions des prix d’achat et crédit fournisseur maîtrisé
Les fournisseurs - factures sortantesDeuxième domaine : la relation clients (50%, selon l’étude EY et DIMO, janvier 2014).Même si son coût est sensiblement inférieur à celui des factures fournisseurs, le traitement des factures clients (8 euros en moyenne par facture) est un processus complexe qu’il convient de dématérialiser afin d’augmenter les performances de l’entreprise émettrice et d’en préserver l’image auprès de ses clients

1. Développement de l’image et de l’activité
  • Capacité d’envoyer des factures dans tous les formats souhaités par les clients
  • Avantage dans le cadre des appels d’offres demandant cette fonctionnalité
  • Augmentation de la valeur ajoutée de l’offre du fournisseur à marge et prestations égales en diminuant de façon significative le coût du traitement de son back office par le client

2. Accélération des flux financiers
  • Visibilité sur les encaissements à venir, retards ou avances inclus, jour par jour selon les échéances des factures et les dates fournies par les clients (dans leur BAP ou leur avis de paiement)
  • Automatisation du lettrage et du bouclage des flux
  • Optimisation de la trésorerie et sécurisation du plan de financement

3. Réduction des coûts et des perturbations :
  • Diminution des frais d’envoi et des risques d’erreurs (rééditions, pertes, etc.)
  • Réduction des coûts de gestion des relances et litiges
  • Amélioration de la productivité et recentrage des ressources (notamment les chargés de la relation clientèle) sur des tâches à plus forte valeur ajoutée 
Les banques
À l'autre bout de la chaîne : la banque qui reçoit les encaissements et émet les virements. Une fois encore, automatisation et dématérialisation riment avec sécurisation et raccourcissement des délais de traitement. Grâce à des fonctionnalités de gestion des moyens de paiement, l’enregistrement des chèques et la gestion des virements fournisseurs peuvent être pris en charge directement à partir des données comptables et cela sans ressaisie.

De la même manière, la gestion des prélèvements clients peut être automatisée, avec un gain significatif en termes de précision et de rapidité.Les banques souhaitent disposer d’informations  détaillées pour :
  • Vérifier la réalité des transactions commerciales sous-jacentes
  • Identifier les  entreprises potentiellement « défaillantes» (retards de paiement répétés)
  • Fixer les conditions d’allocation de crédits aux entreprises en limitant les risques.
L'administration fiscale
Dernière force en présence : l’administration fiscale qui doit s’assurer de la réalité de la TVA déductible.

La facture est à la fois un document commercial, traduisant au client le coût convenu de son achat, mais aussi, un document fiscal, utilisé pour porter les montants de TVA (déductible côté acheteur) et destiné à faire preuve en cas de contrôle.

Pour s’assurer de la réalité de la TVA déductible et de la transaction commerciale sous-jacente,  l’administration fiscale impose que :
  • Les factures justificatives de TVA soient originales : elles ne peuvent donc pas être traduites ou transférées sur un autre support
  • Traçabilité, authenticité et  intégrité des factures soient garanties quel que soit le mode d’échange utilisé









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L'APECA, Association des Professionnels Européens de la Carte d'Achat et de la Transaction dématérialisée, est créée le 4 avril 2003. Son objectif est de favoriser le développement et la promotion des transactions commerciales et achat dématérialisées.

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