Mon panier
0
 article
 €
0,00
Total: 

Voir mon panier
Mon compte
Nos fiches juridiques
Ces fiches sont en accès libre pour les adhérents APECA et les abonnés OBTRADE ( connexion via identifiant et mot de passe)


Les textes règlementaires
Loi n°2014 -1 du 2 janvier 2014
Fiche d'impact nor : FCX1413059R juin 2014 - (Ordonnance relative au développement de la facturation électronique)

Les books APECA
Les principales solutions du marché
Ces books sont en accès libre pour les adhérents APECA et les abonnés OBTRADE ( connexion via identifiant et mot de passe)

La réglementation - La directive TVA 2010

Le constat selon lequel la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée n'avait pas pleinement atteint ses objectifs a conduit à sa modification et à l'adoption par le Conseil de l'Union européenne de la directive 2010/45/UE du Conseil du 13 juillet 2010.

Cette directive parachève le processus de modernisation lancé par la directive 2001/115/CE du 20 décembre 2001, en particulier en libéralisant le recours à la facture dématérialisée.

Dans ses principes, cette directive assure l’équivalence de traitement des factures  papier  et électroniques, et la liberté de choix des méthodes mises en œuvre par chaque entreprise (indépendamment de son écosystème), tout en exigeant  la garantie de l’authenticité de l’origine, de l’intégrité du contenu et de  la lisibilité des factures (papier ou électroniques).

Pour toutes les factures, la mise en œuvre est autorisée par tout méthode, moyennant l’existence de contrôles documentés et permanents établissant une piste d’audit fiable entre facture et livraison.

Pour les factures électroniques, 2 modes de mise en œuvre sont décrits et donc conformes a priori :
  • Le mode facture électronique signée : signature avancée avec certificat qualifié et dispositif de création sécurisé (garantir que le signataire a signé)
  • Le mode facture EDI :échange de fichiers structurés complets sécurisés par des procédures EDI (il n’y a plus de référence au fait que la liste récapitulative et le fichier des partenaires sont des moyens d’y parvenir)

Transposition en France de la Directive TVA 2010
La directive 2010/45/UE a été transposée par :
  • L’article 62 de la loi n° 2012-1510 de finances rectificative du 29 décembre 2012
  • Les décrets d’application n° 2013-346 du 24 avril 2013 relatif aux obligations de facturation en matière de taxe sur la valeur ajoutée et au stockage des factures électroniques et n° 2013-350 du 25 avril 2013 modifiant les dispositions de l'annexe III au code général des impôts relatives aux factures transmises par voie électronique en matière de taxe sur la valeur ajoutée.
  • Le BOFiP du 18 octobre 2013, faisant référence à plus de 20 Bulletins Officiels des Impôts.
La Loi de finance rectificative du 29 décembre 2012 modifie notamment l’article 289 du CGI et impose strictement 3 voies de conformité :
  • Voie 3 : EDI, inchangée
  • Voie 2 : signature électronique avancée avec certificat qualifié et dispositif de création sécurisé (contrainte renforcée par rapport à la réglementation précédente)
  • Voie 1 (et centrale car s’applique dès lors que les 2 autres ne s’appliquent pas ou plus) : l’existence de contrôles documentés et permanents qui établissent le lien entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de service qui en est le fondement ("piste d'audit fiable").

  • Le Décret d’application N°346 du 24 avril  2013 précise les nouvelles mentions obligatoires (autofacturation, autoliquidation, …), 242 nonies de l’annexe II du CGI.
  • Le Décret d’application N° 350 du 25 avril 2013 met à jour les articles 96F et suivants de l’annexe III du CGI. Il décrit les exigences générales de la voie 1, notamment l’obligation de conserver les documents justificatifs de la piste d’audit dans leur forme d’origine (pour les factures papier ou électroniques), et les exigences sur la signature électronique (y compris celle de vérifier la signature électronique en réception même si elle ne relève pas de la voie 2), et confirme la non modification de la voie 3 (EDI).


Ce qu'il faut en retenir


L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures doivent être assurées

  • Factures papier et électroniques : par la mise en œuvre de contrôles documentés et permanents permettant d’établir une piste d’audit fiable entre facture et livraison.
  • Factures électroniques (structurées ou non) : par signature électronique avancée, certificat qualifié et dispositif de création sécurisé ou RGS.
  • Factures électroniques structurées : par EDI (comme précédemment)
La mise en œuvre de la facture électronique nécessite l’accord des parties  qui peut être tacite, le paiement des factures électroniques pouvant matérialiser cet accord.Les factures archivées chez l’émetteur et chez le destinataire  doivent être strictement identiques (symétrie des formes et formats). Seule exception, le double électronique (image) des factures papier émises est autorisé.

  • La voie 3 (EDI) est inchangée
  • La voie 2 (signature électronique) autorise les certificats RGS considérés comme équivalent à ce qui est exigé (certificat qualifié et dispositif de création sécurisé). Il peut également s’agir d’un cachet serveur (certificat personne morale) permettant la signature en « masse ».
  • La voie 1 (contrôles et piste d’audit fiable) : Les contrôles sont mis en place sous la responsabilité des entreprises (donc la conformité sera jugée a posteriori).

  • L’obligation s’applique de la même façon sur les factures papier et électroniques Les procédures de contrôle doivent être documentées et permanentes. La nature des contrôles dépend de la situation de l’entreprise (taille, volumes, …). A minima, il faut opérer un contrôle commande – livraison – facture et conserver toutes les traces des contrôles dans leur forme d’origine (système d’information ou support papier sur factures). 

  • L’ensemble des documents justificatifs de la déductibilité de TVA (factures, traces des contrôles, …) doivent être conservés sous leurs formes d’origine.

  • Les autres documents ne justifiant pas de la déductibilité de TVA peuvent être conservés sous une forme originale ou copie fidèle et durable.
 
Pour en savoir plus, il est recommandé de  lire en détail les BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20 et BOI-CF-COM-10-10-30-10



Zoom sur la Voie 1 : transaction commerciale et piste d’audit fiable
Un contrôle permanent et documenté permettant d’établir une piste d’audit fiable repose sur 2 composantes principales : ·         Des procédures de contrôle, identifiées et documentées  dont on peut faire la preuve de leur application (audit régulier), vérifiant  l’identité des émetteurs (fournisseurs) et le rapprochement facture – livraison – commande. 
Des documents échangés entre fournisseur et client traçant l’évolution de la transaction commerciale, identifiés de manière certaine et non équivoque (numérotation unique, chronologie), archivés et consultables pendant la durée où l’entreprise doit justifier de ses activités (10 ans selon le code de commerce).


Les documents justificatifs d’une transaction commerciale ont des forces probatoires différentes :

  • Les documents originaux reçus, produits ou marqués par des tiers (par exemple le client ou le fournisseur) : contrat signé des 2 parties, en 2 exemplaires conservés par chacune des parties ;  commande ou bon de réception signé du client et reçu par le fournisseur ; facture reçue par le client, produite et transmise par le fournisseur ;La falsification de ces documents demande une complicité entre 2 parties « indépendantes ».
  • Les copies fidèles et durables des documents « originaux » : second exemplaire de la commande signée et conservée par le client ;  copie fidèle et durable de la facture émise et conservée par le fournisseur ;La falsification de ces documents peut être faite par l’entreprise seule. Elle est donc d’une force probatoire inférieure à l’original dans les mains de l’autre partie.
  • Les copies simples ou enregistrements informatiques : photocopies ou numérisation des documents originaux ;  enregistrements informatiques des informations ayant servies à la production des documents.La force probatoire de ces documents est variable et dépend de la capacité à prouver leur correspondance exacte avec les documents originaux.

Le document papier possède une sécurisation intrinsèque portant nombre de preuves de son authenticité. S’agissant d’une facture, elle porte le cycle de vie de la transaction équivalent à un scellement (tampons, indications comptables annexes ou complémentaires,…)
Sa falsification n’est pas simple ou d’un coût significatif et peu industrialisable pour les documents dont on ne dispose pas des sources informatiques avant impression (notamment les documents originaux reçus ou signés de tiers).
La confrontation d’un document papier avec d’autres documents annexes indépendants (par exemple dans le cadre d’une piste d’audit) est un moyen de renforcer sa sécurisation et donc sa valeur probatoire.
A contrario, le document électronique est avant tout un objet virtuel nécessitant d’être sécurisé. Réplicable à l’infini et pouvant être enregistré à plusieurs reprises sur des supports différents, il n’y a aucune différence entre une « copie » récente et son enregistrement d’origine. Il est difficile de présumer de sa date de création, donc de sa vétusté.
S’agissant d’une facture, elle ne porte pas le cycle de traitement de façon intrinsèque, mais par des enregistrements et des fichiers complémentaires et dissociés (donc modifiables ou susceptibles de disparaître, indépendamment de la facture).
Sans sécurisation, la falsification du document électronique est aisée, qu’il soit émis ou reçu, et de façon industrielle (avec un programme informatique.


C’est pourquoi des moyens techniques ont été développés pour lui donner une force au moins équivalente au document papier

  • Moyens intrinsèques : scellement, horodatage, signature électronique, archivage (voie2)
  • Moyens extrinsèques : traçabilité informatique (journaux, logs, voie 3), croisement avec d’autres documents (piste d‘audit notamment), avec les enregistrements comptables …






Les conséquences pour les entreprises


Pour disposer d’une piste d’audit dans les règles de l’art, les entreprises doivent :

  • Savoir gérer leur base documentaire de façon à conserver tous leurs documents : contrats, devis, bons de commande, catalogues, bons de livraison, bons de réception, factures, relevés bancaires, échanges éventuels (courriers, mails). ·       Savoir retrouver l’ensemble des documents d’une transaction à partir de l’un d’eux, nécessitant une organisation documentaire en complément du Système d’Information. 
Testez  la réalité opérationnelle  dans votre organisation aujourd’hui.  Essayez de recomposer la piste d’audit de 10 factures d’il y a 3 ans. Que reste t il ? Combien de temps pour rassembler les documents ?

































Association des Professionnels Européens de la Carte d'Achat 75012 PARIS, adresse de correspondance 5 rue Ste Marthe 79000 Niort Tél +33 (0)6 69 31 45 12


L'APECA, Association des Professionnels Européens de la Carte d'Achat et de la Transaction dématérialisée, est créée le 4 avril 2003. Son objectif est de favoriser le développement et la promotion des transactions commerciales et achat dématérialisées.

achatpublic.info

Décision Achats

Digimind

La Lettre des Achats