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| La réglementation - La directive TVA 2010
Le constat selon
lequel la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 relative au
système commun de taxe sur la valeur ajoutée n'avait pas pleinement atteint ses objectifs a conduit à sa
modification et à l'adoption par le
Conseil de l'Union européenne de la directive 2010/45/UE du Conseil du
13 juillet 2010.
Cette directive
parachève le processus de modernisation lancé par la directive 2001/115/CE du
20 décembre 2001, en particulier en libéralisant le recours à la facture
dématérialisée.
Dans ses principes, cette directive assure l’équivalence
de traitement des factures papier et électroniques, et la liberté de choix des
méthodes mises en œuvre par chaque entreprise (indépendamment de son
écosystème), tout en exigeant la
garantie de l’authenticité de l’origine, de l’intégrité du contenu et de la lisibilité des factures (papier ou
électroniques).
Pour toutes les factures, la mise en œuvre est autorisée
par tout méthode, moyennant l’existence de contrôles documentés et permanents
établissant une piste d’audit fiable entre facture et livraison.
Pour les factures électroniques, 2 modes de mise en œuvre
sont décrits et donc conformes a priori : - Le mode facture électronique signée : signature avancée
avec certificat qualifié et dispositif de création sécurisé (garantir que le
signataire a signé)
- Le mode facture EDI :échange de fichiers structurés
complets sécurisés par des procédures EDI (il n’y a plus de référence au fait
que la liste récapitulative et le fichier des partenaires sont des moyens d’y
parvenir)
Transposition en France de la Directive TVA 2010 La directive 2010/45/UE a été transposée par :- L’article 62 de la loi n° 2012-1510 de finances
rectificative du 29 décembre 2012
- Les décrets
d’application n° 2013-346 du 24 avril 2013 relatif aux obligations de
facturation en matière de taxe sur la valeur ajoutée et au stockage des
factures électroniques et n°
2013-350 du 25 avril 2013 modifiant les dispositions de l'annexe III au code
général des impôts relatives aux factures transmises par voie électronique en
matière de taxe sur la valeur ajoutée.
- Le BOFiP du 18 octobre 2013, faisant référence à plus de 20
Bulletins Officiels des Impôts.
La Loi de finance
rectificative du 29 décembre 2012 modifie
notamment l’article 289 du CGI et impose strictement 3 voies de conformité : - Voie 3 : EDI, inchangée
- Voie 2 : signature électronique avancée avec
certificat qualifié et dispositif de création sécurisé (contrainte renforcée
par rapport à la réglementation précédente)
- Voie 1 (et centrale car s’applique dès lors que
les 2 autres ne s’appliquent pas ou plus) : l’existence de contrôles documentés
et permanents qui établissent le lien entre la facture et la livraison de biens
ou la prestation de service qui en est le fondement ("piste d'audit
fiable").
- Le Décret d’application N°346
du 24 avril 2013 précise les nouvelles
mentions obligatoires (autofacturation, autoliquidation, …), 242 nonies de
l’annexe II du CGI.
- Le Décret d’application N° 350 du 25 avril 2013 met à
jour les articles 96F et suivants de l’annexe III du CGI. Il décrit les
exigences générales de la voie 1, notamment l’obligation de conserver les
documents justificatifs de la piste d’audit dans leur forme d’origine (pour les
factures papier ou électroniques), et les exigences sur la signature
électronique (y compris celle de vérifier la signature électronique en
réception même si elle ne relève pas de la voie 2), et confirme la non
modification de la voie 3 (EDI).
L’authenticité de l’origine, l’intégrité du
contenu et la lisibilité des factures doivent être assurées
- Factures papier et électroniques : par la
mise en œuvre de contrôles documentés et permanents permettant d’établir une
piste d’audit fiable entre facture et livraison.
- Factures électroniques (structurées ou non)
: par signature électronique avancée, certificat qualifié et dispositif de
création sécurisé ou RGS.
- Factures électroniques structurées : par EDI
(comme précédemment)
La mise en œuvre de la facture électronique
nécessite l’accord des parties qui peut
être tacite, le paiement des factures électroniques pouvant matérialiser cet
accord.Les factures archivées chez l’émetteur et
chez le destinataire doivent être
strictement identiques (symétrie des formes et formats). Seule exception, le
double électronique (image) des factures papier émises est autorisé.
- La voie 3 (EDI) est inchangée
- La voie 2 (signature électronique) autorise
les certificats RGS considérés comme équivalent à ce qui est exigé
(certificat qualifié et dispositif de création sécurisé). Il peut également
s’agir d’un cachet serveur (certificat personne morale) permettant la signature
en « masse ».
- La voie 1 (contrôles et piste d’audit fiable)
: Les contrôles sont mis en place sous la
responsabilité des entreprises (donc la conformité sera jugée a posteriori).
- L’obligation s’applique de la même façon sur
les factures papier et électroniques Les procédures de contrôle doivent être
documentées et permanentes. La nature des contrôles dépend de la
situation de l’entreprise (taille, volumes, …). A minima, il faut opérer un contrôle
commande – livraison – facture et conserver toutes les traces des contrôles
dans leur forme d’origine (système d’information ou support papier sur
factures).
- L’ensemble des documents justificatifs de la
déductibilité de TVA (factures, traces des contrôles, …) doivent être conservés
sous leurs formes d’origine.
- Les autres documents ne justifiant pas de la
déductibilité de TVA peuvent être conservés sous une forme originale ou copie
fidèle et durable.
Pour
en savoir plus, il est recommandé de lire en détail les BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20
et BOI-CF-COM-10-10-30-10
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Zoom sur la Voie 1 : transaction commerciale et piste d’audit fiable Un contrôle permanent et documenté permettant d’établir
une piste d’audit fiable repose sur 2 composantes principales : ·
Des procédures de contrôle, identifiées et
documentées dont on peut faire la preuve
de leur application (audit régulier), vérifiant l’identité des émetteurs (fournisseurs) et le
rapprochement facture – livraison – commande. Des documents échangés entre fournisseur et client
traçant l’évolution de la transaction commerciale, identifiés de manière
certaine et non équivoque (numérotation unique, chronologie), archivés et
consultables pendant la durée où l’entreprise doit justifier de ses activités
(10 ans selon le code de commerce).
Les documents justificatifs d’une transaction commerciale
ont des forces probatoires différentes :
- Les documents originaux reçus, produits ou
marqués par des tiers (par exemple le client ou le fournisseur) : contrat
signé des 2 parties, en 2 exemplaires conservés par chacune des parties ; commande ou bon de réception signé du client
et reçu par le fournisseur ; facture reçue par le client, produite et
transmise par le fournisseur ;La falsification de ces documents
demande une complicité entre 2 parties « indépendantes ».
- Les copies fidèles et durables des documents «
originaux » : second exemplaire de la commande signée et conservée par le
client ; copie fidèle et durable de
la facture émise et conservée par le fournisseur ;La falsification de ces
documents peut être faite par l’entreprise seule. Elle est donc d’une force
probatoire inférieure à l’original dans les mains de l’autre partie.
- Les copies simples ou enregistrements
informatiques : photocopies ou numérisation des documents originaux ; enregistrements informatiques des informations
ayant servies à la production des documents.La force probatoire de ces documents est variable et
dépend de la capacité à prouver leur correspondance exacte avec les documents
originaux.
Le document papier
possède une sécurisation intrinsèque portant nombre de preuves de son
authenticité. S’agissant d’une facture, elle porte le cycle de vie de la
transaction équivalent à un scellement (tampons, indications comptables annexes
ou complémentaires,…)
Sa falsification n’est
pas simple ou d’un coût significatif et peu industrialisable pour les documents
dont on ne dispose pas des sources informatiques avant impression (notamment
les documents originaux reçus ou signés de tiers).
La confrontation d’un
document papier avec d’autres documents annexes indépendants (par exemple dans
le cadre d’une piste d’audit) est un moyen de renforcer sa sécurisation et donc
sa valeur probatoire.
A contrario, le document
électronique est avant tout un objet virtuel nécessitant d’être sécurisé. Réplicable à l’infini et
pouvant être enregistré à plusieurs reprises sur des supports différents, il
n’y a aucune différence entre une « copie » récente et son enregistrement
d’origine. Il est difficile de présumer de sa date de création, donc de sa
vétusté.
S’agissant d’une
facture, elle ne porte pas le cycle de traitement de façon intrinsèque, mais
par des enregistrements et des fichiers complémentaires et dissociés (donc
modifiables ou susceptibles de disparaître, indépendamment de la facture).
Sans sécurisation, la falsification du document
électronique est aisée, qu’il soit émis ou reçu, et de façon industrielle (avec
un programme informatique.
C’est pourquoi des
moyens techniques ont été développés pour lui donner une force au moins
équivalente au document papier
- Moyens intrinsèques : scellement, horodatage,
signature électronique, archivage (voie2)
- Moyens extrinsèques : traçabilité informatique
(journaux, logs, voie 3), croisement avec d’autres documents (piste d‘audit
notamment), avec les enregistrements comptables …
Les conséquences pour les entreprises
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Pour disposer d’une piste d’audit dans les
règles de l’art, les entreprises doivent :
- Savoir
gérer leur base documentaire de façon à conserver tous leurs documents : contrats,
devis, bons de commande, catalogues, bons de livraison, bons de réception,
factures, relevés bancaires, échanges éventuels (courriers, mails). · Savoir
retrouver l’ensemble des documents d’une transaction à partir de l’un d’eux,
nécessitant une organisation documentaire en complément du Système
d’Information.
Testez la réalité opérationnelle dans votre organisation aujourd’hui. Essayez de recomposer la piste d’audit de 10
factures d’il y a 3 ans. Que
reste t il ? Combien de temps pour rassembler les documents ? |
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