• elle sert de support au contrat commercial entre un acheteur et son fournisseur ;
• elle sert de justificatif pour les écritures comptables et la déclaration de TVA. 

Il faut différencier la « facture électronique » ou « dématérialisée fiscalement », de « la facture dématérialisée duplicative ».
La dématérialisation génère des gains de productivité en matière : 

• de temps ;
• de coût financier ;
• d’archivage et de conservation des données. 

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

La « facture électronique »* ou la « facture dématérialisée fiscalement »* ou la « facture dématérialisée native »* est un document original ou un flux de documents originaux, créés, transmis, reçus et archivés électroniquement selon trois modalités :

• soit en recourant à la procédure de signature électronique avancée*] ou à une signature électronique admise par l’Administration fiscale comme équivalente à une signature « qualifiée » (certificat RGS* de niveau 2 ou 3 étoiles). La facture est alors créée et signée électroniquement, transmise, reçue et traitée par voie électronique et archivée sur support informatique;
• soit par transmission électronique sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties (par exemple le système informatique EDI*), permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque. La facture est alors créée, transmise, reçue et traitée via un système informatique ou une application logicielle sans qu’il soit nécessaire de la signer électroniquement ;
• soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles susmentionnées (exemple : transmission par courriel, ou en pièce jointe d’un courriel, etc.), dès lors que des contrôles documentés et permanents  (exemple : comparaison de la facture avec certaines pièces justificatives comme le bon de commande, le bon de livraison, etc.) permettent d’établir une piste d’audit fiable (trace) entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou de prestations de service. Une telle piste d’audit permet d’effectuer le rapprochement entre les prestations effectuées et les factures.  

La facture électronique implique que l’intégralité du processus de facturation soit électronique. Elle n’est pas limitée à un domaine d’activité et peut concerner toutes les transactions (industries, distributions, secteurs tertiaires, marchés publics…). 
La facture électronique présente en pratique de nombreux avantages :

• gains de productivité ; 
• accélération des délais de paiement ;
• réduction des litiges ; 
• amélioration de la traçabilité de l’information etc.

Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée duplicative ?

La « facture dématérialisée duplicative* » ou la « facture dématérialisée non fiscale* » n’est pas une facture électronique. En effet, la facture qui est créée sur support papier et signée de manière manuscrite, puis : 

• soit envoyée par une voie non dématérialisée (exemple : La Poste), puis scannée et traitée de manière électronique (exemple : le parapheur électronique* pour accepter la facture et le virement bancaire pour régler la facture) et archivée de manière dématérialisée (exemple : clef USB, CD-ROM, réseau informatique, etc.) ;
• soit scannée dès son émission, puis envoyée et réceptionnée électroniquement (exemple : par messagerie électronique*), traitée et archivée par voie dématérialisée.

La facture n’est pas une facture électronique car l’original du document est papier. Si la facture originale papier est scannée, elle devient une copie et perd son caractère original.

• Fiscalement, elle n’est donc pas une facture dématérialisée. Il ne s’agit que d’une optimisation du fonctionnement de la chaîne « papier », notamment la saisie des données.
• De la même façon, une facture créée sous forme électronique (exemple : document PDF, Word ou Excel signée électroniquement puis déposée sur une clef USB ou un CD-ROM) et envoyée et reçue sous format papier (exemple : clef USB ou CD-ROM transmis par La Poste), ne constitue pas une facture électronique.

L'utilisation des factures électroniques est-elle obligatoire ?

Actuellement, aucune législation ou réglementation, française ou européenne, ne pose un principe d’obligation d’émission de factures sous forme électronique. Le recours à la facture électronique est une simple faculté laissée aux opérateurs économiques.

Toutefois, l’ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique prévoit sa généralisation obligatoire progressive :
la facturation électronique sera imposée en fonction de la taille de l’entreprise selon le calendrier suivant :

• grandes entreprises et personnes publiques : 2017 ;
• entreprises de taille intermédiaire : 2018 ;
• petites et moyennes entreprises : 2019 ;
• microentreprises : 2020.

Ces factures seront déposées et transmises via un « portail de facturation » mis à disposition par l’Etat "CPP" Chorus Portail Pro.

Depuis le 1er janvier 2012, l’Etat est obligé de traiter les factures dématérialisées qui lui sont adressées.  A contrario en dehors des contrats passés avec l’Etat, avant d’émettre une facture électronique, l’émetteur doit s’assurer de l’acceptation de cette voie par le destinataire.  Cette acceptation peut être expresse ou tacite (exemple d’acceptation tacite : le fait que le destinataire de la facture la traite et/ ou l’acquitte en procédant à son paiement). 

Quelles sont les droits et obligations des utilisateurs de factures électroniques ? 

La directive 2014/55/UE du 16 avril 2014 prévoit l’élaboration d’une norme européenne de facture électronique, garantissant une interopérabilité maximale, la protection des données à caractère personnel, une utilisation pratique, conviviale et flexible, ainsi que la possibilité d’être utilisée tant dans le cadre de la commande publique que dans les transactions commerciales entre entreprises. Selon cette norme, toute facture électronique devra comporter des éléments essentiels (période de facturation, renseignements sur le vendeur, l’acheteur et le payeur, référence du contrat et détails de la fourniture, montants totaux, répartition par taux de TVA…). 

Les Etats membres ont jusqu’au 27 novembre 2018 pour les transposer dans leur droit interne. L’émetteur d’une facture électronique est libre de choisir :
le format du fichier ;
le mode technique de transmission. 

Les différents modes de facturation électronique peuvent être mis en œuvre, soit directement dans les services informatiques internes, soit par le biais de plateforme de serviceexternes (dans ce cas, le fournisseur donne mandat de facturation à la société tierce dès lors que c’est elle qui prépare l’original de la facture). Concernant les factures électroniques assorties d’une signature électronique, le destinataire de ces factures doit vérifier la signature électronique (c’est-à-dire l’exactitude des données contenues dans le certificat électronique) et s’assurer de l’authenticité et de la validité du certificat attaché à la signature électronique.

Sources

• Directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010 modifiant la directive 2006/112/CE relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée en ce qui concerne les règles de facturation.
• Directive 2014/55/UE du 16 avril 2014 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics.
• Ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique.
• Code général des impôts (article 289 V, 289 VI et 289 VII).
• Décret n°2013-350 du 25 avril 2013 modifiant les dispositions de l’annexe III au code général des impôts relatives aux factures transmises par voie électronique en matière de taxe sur la valeur ajoutée.
• Instruction fiscale n°BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10 du 18 octobre 2013.