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La carte achat - les points clés - la recette gagnante :

  1. Une décision portée par la Direction générale et l'Agent comptable
  2. Un interlocuteur unique désigné chez le client et chez le fournisseur - point central de la mise en place
  3. Un planning de mise en place du programme qui ne doit pas excéder un an
  4. Un périmètre d'étude qui englobe l’ensemble des fournitures et consommables
  5. Un marché de carte achat passé avec un établissement financier
  6. Des commandes marchés exécutées éléctroniquement
  7. Un démarrage rapide sur 1 ou 2 catégories d'achat et d'approvisionnement différentes (marchés et hors marchés)


La carte achat - les étapes de mise en oeuvre :

  • Passer votre marché d’émission
  • Définissez votre périmètre de programme
  • Réalisez votre planning de mise en œuvre
  • Choisissez 2 catégories d’achats ( marché et hors marché) pour pilotes (choisir sur le pilote un fournisseur qui fait déjà de la carte achat)
  • Définissez les paramètres des pilotes :
    • Budget par carte
    • N° de marché
    • N° Siret Fournisseur
    • ..
  • Contacter mon fournisseur marché pour la mise en place du marché exécuté en carte achat (avenant)
  • Commande vos cartes
  • Passe vos commandes tests
  • Valider vos pilotes
  • Déployer sur l’ensemble du périmètre


Ils témoignent :


Commune de Meylan (Isère) - démarrage du programme 2007 - 

  • Objectif visé lors de la mise en place  : innover et faciliter les achats de fournitures de bureau - le fournisseur Fiducial Office Solutions a incité la commune à mettre en place ce dispositif

 Les bénéfices

Les difficultés rencontrées à la mise en place

1) Pour le chef de projet
• Fluidification du parcours d'achat
• Rationalisation du processus de commande
• responsabilisation des acheteurs
2) Pour le porteur
• Facilité d'utilisation
• Processus de commande plus rapide
• Pouvoir acheter directement chez le fournisseur ou par internet
3) Pour le fournisseur
• délai d'encaissement réduit
• plus de relances
• plus d'édition de factures (niv.3)
4) Pour l'agent comptable
• diminution d'écritures comptables et de mandats
• pas d'enregistrement des factures dans le facturier pour els achats de niv. 3
4) Pour le comptable public
• un seul mandat à traiter
• pour les achats de niv. 3 pas de transmission de facture

 
Il n’y a pas vraiment eu de freins, ou de difficultés particulières. Il faut cependant une « bonne réflexion préalable à la mise en place du programme (bien définir les fournisseurs à référencer, les achats à effectuer, les habilitations à donner …)"

  • Les approvisionnements réalisés en Carte Achat :
    • Surtout des achats de proximité (alimentation, petits matériels, mécanique…)
    • Les produits achetés dépendent également des départements porteurs de cartes ; par exemple :
    • Le pôle logistique achète surtout des petites fournitures, avec la carte achat
    • Le service informatique achète du matériel informatique, prioritairement via l’UGAP mais également sur internet 
    • Le service Ressource humaine achète des billets de train 
    • Les évolutions du programme :
    • Augmentation du nombre de cartes
    • Éventuellement étendre à d’autres services


La carte achat permet de fluidifier l'acte d’approvisionnement, l'outil est facile d'utilisation et permet de responsabiliser les porteurs

























Association des Professionnels Européens de la Carte d'Achat 79000 NIORT, adresse de correspondance 5 rue Ste Marthe 79000 Niort


L'APECA  est créée le 4 avril 2003. Nous sommes une association d’acteurs économiques et entités publiques engagés autour d’un même objectif, la Performance des Achats Publics.


achatpublic.info

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