La carte d’achat est un maillon essentiel de la chaîne de la dématérialisation. Elle assure la dématérialisation des flux financier et offre un niveau de contrôle et de sécurité renforcé. De nombreuses entités publiques utilisent la carte d’achat dans des commerces de proximité en niveau 1. Une expérimentation réalisée par le ministère de la Défense vise à automatiser la remontée des information et éviter des ressaisie ou des contrôles manuelles ; sources d’erreurs. La plate-forme achat finance de Rennes vient de débuter ce pilote sur 25 porteurs, sans limitation de temps. L’objectif est de permettre au service exécutant de ne plus avoir à fournir de justificatifs sur des achats récurrents effectués toujours par les mêmes personnes dans une même enseigne et dans les mêmes rayons. Pour un fournisseur, l’acceptation de la carte d’achat nécessite parfois l’adoption de solutions techniques. Celles proposées par ITS permettent notamment de s’affranchir de l’absence d’interopérabilité pour l’acceptation des trois types de cartes pour les transactions de niveau 3. Sinon, il est nécessaire de souscrire un contrat avec chacun des émetteurs (American Express, MasterCard et Visa). Les outils proposés par ITS offrent un bon moyen de combattre les réticences qui subsistent parfois chez les fournisseurs. Pour Rexel, il y a bien longtemps que l’acceptation de la carte d’achat n’est plus un problème. Le numéro un mondial de la distribution de matériel électrique est passé à l’ère digitale avec la commande électronique et passe à la dématérialisation fiscale  sur le secteur public dès 2016. Le groupe souhaite transférer l’expérience  du digital sur ses clients artisans, TPE, PME. Rexel a embauché une douzaine de personnes pour la promotion et le développement digital. Le passage à la dématérialisation fiscal est obligatoire. « C’est un bien, souligne Christian Rouvière, Rexel. C’est bien quand on n’a pas le choix, mais il faut assurer un accompagnement. L’Etat, l’APECA avec ces conférences et  d’autres événements répondent aux attentes des différents acteurs en marche vers l’ère digitale ».

Cartes affaires, cartes logées et outils de reporting sont la base d’importantes économies au sein des entreprises et des entités publiques. Orange a réalisé 30 millions de gains en trois ans, en couplant justement carte affaires et carte logée. Entre 2004 et 2015 le nombre de cartes affaires est passé de 200 à 35.000. Les cartes logées ont engendré 60% de gains sur les processus. Le coût de traitement des notes de frais est ainsi passé de 90 à 54€. Les nombreux outils de pilotage ont généré beaucoup de valeur ajoutée. « Nous sommes également passé de 80 équivalent temps plein à deux personnes en automatisant commande et factures et en déployant la dématérialisation des pièces justificative. Tous les projets ont été portés au plus haut niveau de l’entreprise avec une communication auprès du personnel la plus pertinente possible », confiait Michel Dieleman, Orange et Président de l’AFTM. Pour Julien Chambert, CBT Conseil, il est nécessaire d’atteindre une masse critique pour mettre en place des outils de gestion des notes de frais. « En dessous de 300.000€ par an de voyages d’affaires, la mise en place de ces outils n’est pas rentable. Ensuite, le retour sur investissement se calcule très facilement. Les cartes logées sont très utiles, car finalement, elles réduisent le niveau des dépenses. La politique de voyage est ainsi respectée. Si on y ajoute les taxis et l’hôtellerie, les économies sont encore plus importantes. Les contrôles sont en effet plus faciles ». Du côté de la sphère Etat, on cherche également à rationaliser les processus et à faire des économies. Les déplacements représentent 400 millions d’euros par an. La stratégie de l’Etat est de mettre en place des cartes logées. « L’objectif est de recourir systématiquement à une carte logée et d’y adosser 100% des dépenses de voyages d’ici 2017. Nous envisageons de réaliser des gains de 10% sur le traitement des 200 millions de factures d’agence de voyages qui sont générons chaque année », précisait Jean-Philippe Pourtier, Service des Achats de l’Etat (SAE).Les frais de transports et les frais de mission s'imposent comme le deuxième poste de frais généraux dans une entreprise (76% des dépenses en 2013). Ce poste peut-être optimisé par le déploiement au sein de la structure de cartes logées combinées à des outils de réservation en ligne, de gestion des ordres de missions et de dématérialisation des factures. On peut considérer que sur cette chaîne les gains indirects peuvent être de 60%.  Ces solutions d'optimisation du poste "voyages et représentations" s'adressent au secteur privé comme au secteur public.